Crafting processes and teams

Nach dem Abgang einer Mitarbeiterin in der Personalabteilung stand die Geschäftsführung vor der Herausforderung, undurchsichtige Excel-Listen zu verwalten. Ihr klarer Auftrag an uns lautete: „So etwas will ich nie wieder“.

Lösung

Die Einführung eines HR-Tools ermöglicht es, sämtliche Stammdaten, Urlaubsanfragen und die Krankenstandsverwaltung zentral und transparent zu organisieren. Darüber hinaus können viele zuvor mühsamen Prozesse, wie Urlaubsfreigaben und Krankenstandsmeldungen, mit einem Klick bestätigt und direkt in den Kalender übernommen werden.

Der administrative Aufwand reduzierte sich erheblich und Personalthemen gestalten sich für alle Beteiligten nun klar und übersichtlich. 

• Ergebnis: Aufwand für Personalverwaltung von 165 auf 11 Personenstunden pro Jahr reduziert

Ein produzierendes Unternehmen wandte sich aufgrund von unübersichtlich steigenden Kosten an uns. In der Analyse-Phase zeigte sich, dass uneinheitliche manuelle Prozesse, langwierige Auftragsabwicklung und die parallele Nutzung von fünf unterschiedlichen Tools die Komplexität unnötig erhöhten. 

Lösung

Durch die Standardisierung der Datenerfassung und die Vereinheitlichung der Tools konnten wir den Arbeitsablauf erheblich vereinfachen. Dies führte zu einer gesteigerten Datenqualität, aus denen wertvolle Informationen für das Budget-Dashboard generiert wurden.

Das Unternehmen profitiert von einer reduzierten Tool-Landschaft und einer effektiven, tagesaktuellen Informationsquelle zur Kosten- und Budget-Steuerung.

• Ergebnis: Berichtsaufwand um 320 Personenstunden pro Jahr reduziert.

Ein schnell gewachsenes Unternehmen hatte mit fehlender Planbarkeit ihrer Produkteinführungen zu kämpfen. Dies zwang die F&E-Abteilung, ihr Projektmanagement grundlegend neu zu gestalten.

Lösung

Im Zuge der Einführung eines Projektmanagement-Tools unterstützten wir bei der Überarbeitung des End-to-End-Prozesses in der Produktentwicklung.

In Kombination mit dem neuen Tool ermöglicht der neue Prozess nun ein präzises Zeitaufzeichnen und ein automatisiertes Task-Management. Eine visuelle Projekt-Übersicht unterstützt die Abteilungsleiterin bei der Ressourcenplanung und Priorisierung der Projekte.

Diese Verbesserungen führten zu einer deutlichen Entlastung der Teams, erhöhter Effizienz und einer besseren Planbarkeit von Produkteinführungen.

• Ergebnis: 1.100 Personenstunden pro Jahr eingespart durch Reduktion der Abstimmungstermine.

Nach mehrmaligen gescheiterten Versuchen, eigenständig ein Projektmanagement-Tool einzuführen, entschied sich die Geschäftsführung eines Unternehmens aus der Softwarebranche dazu, uns ins Boot zu holen.

Lösung

Im ersten Schritt ging es darum, herauszufinden, warum die vorangegangen Versuche scheiterten und im Team zu Anpassungsschwierigkeiten führten. Bei der Ursachen-Klärung zeigte sich, dass die Anforderung unzureichend definiert und die Verantwortlichen zu spät eingebunden wurden. Aus diesem Grund investierten wir bereits vor der Tool-Auswahl viel Zeit mit dem Team, evaluierten ihre Bedürfnisse sowie die Arbeitsweisen und definierten einen Anforderungskatalog.

Dies führte dazu, dass das Team das neue Projektmanagement-Tool positiv annimmt und im täglichen Betrieb nutzt. 

• Ergebnis: Aufwand für Tool-Implementierung wurde von 480 Stunden auf 150 Stunden reduziert

Ein Kunde wandte sich an uns, um seine Sales-Prozesse effizienter zu gestalten, da umständliche Abstimmungen und überlastete Teams zu Qualitätsabfall und Projektverzögerungen führten. 

Lösung

Gemeinsam haben wir mit Vertreter_innen aller beteiligten Abteilungen die Anforderungen aufgearbeitet und einen klaren Lösungsweg definiert. Die überarbeiteten Prozesse wurden für den Kunden visualisiert und in Form eines Handbuchs dokumentiert. 

Auf dieser Basis wurde ein passendes CRM-Tool ausgewählt und implementiert. Als Ergebnis profitiert der Kunde nun von verkürzten Sales-Zyklen, reduzierten Abstimmungsaufwänden und gesteigerter Effizienz, die das Wachstum nachhaltig unterstützt. Mögliche künftige Anbindungen wurden ebenfalls berücksichtigt, um diese schnell implementieren zu können. 

• Ergebnis: Dauer des durchschnittlichen Sales-Zyklus von 100 auf 30 Tage verkürzt

Eine Kundin war unzufrieden mit der langen Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter_innen und wollte gleichzeitig die Qualität des Onboardings erhöhen. Obwohl der Prozess grob definiert war, oblag die Umsetzung und deren Inhalte den zuständigen Teams.

Lösung

Gemeinsam mit der Geschäftsführung und den handelnden Personen haben wir den Onboarding-Prozess grundlegend überarbeitet und ein Wissensmanagement eingeführt. Dadurch fällt bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter_innen ein geringerer Ressourcenbedarf an. Gleichzeitig wird damit eine konsistente Informationsquelle über das Onboarding hinaus garantiert.

Die Teams profitieren von der Single Source of Truth und neue Mitarbeiter_innen können deutlich schneller Verantwortung übernehmen und produktiv arbeiten.

• Ergebnis: Dauer bis zur operativen Einsatzfähigkeit von 20 auf 7 Tage reduziert